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Einfach erklärt: POP3 vs. IMAP vs. Exchange. Wo ist der Unterschied?

Adieu IT-Kauderwelsch ...

Wie POP3, IMAP und Exchange funktionieren, was sie können und was eben nicht, erklären wir dir. Leicht verständlich hoffentlich – damit du nachher verstehst, wie dein Server mit deinem Mail-Programm kommuniziert. Und welche Methode der Nachrichtenübertragung am Besten zu dir passt.

pop3  vs. imap
POP3
Abkürzung von: Post Office Protocol, Version 3

IMAP (häufig auch IMAP4)
Abkürzung von: Internet Message Access Protocol, Version 4

Exchange
Die Meisterklasse

Beide Protokolle regeln, wie sich zwei ans Internet angeschlossene Rechner («Client» und «Server») unterhalten, damit sie elektronische Nachrichten austauschen können.

Wie funktioniert POP3?
Das POP-Protokoll war eines der ersten Internetprotokolle. Es ist einem Postamt mit postlagernden Briefen nachempfunden. Will heissen: Treffen Nachrichten für dich ein, lagert sie dieses Postamt, bis du die Nachrichten aus deinem Postfach abholst.

Also ist das Postamt der sogenannte POP3-Mail-Server, das Postfach deine Mailbox und die Art und Weise, wie du deine Nachrichten abrufst, bearbeitest und archivierst, dirigieren Server und installiertes E-Mail-Programm.

Und so funktioniert der Nachrichtenaustausch zwischen Computer und Server: Dein E-Mail-Programm wählt sich auf dem POP-Mail-Server ein, weist sich dort mit Benutzererkennung und Passwort aus, holt deine neuen Mails auf deinen PC und löscht die Nachrichten am POP-Server nach deren erfolgreichem Download.

Auf deinem lokalen PC bearbeitest du anschliessend die eingetroffenen Nachrichten, beantwortest sie, archivierst sie usw. Dein E-Mail-Programm arbeitet dabei unabhängig vom POP3-Mail-Server.

Der Nachteil der POP3-Lösung: Das Bearbeiten einer E-Mail auf verschiedenen Geräten ist nur möglich, wenn jedes Gerät ein eigenes Mail-Archiv hat. Du stehst also vor dem Problem, entscheiden zu müssen, auf welchem Rechner du Mails eigentlich archivieren willst – auf dem Computer zu Hause oder im Büro? Denn Nachrichten, die du abrufst, können auf keinem weiteren Computer erneut abgerufen werden.

Es gibt zwar die Möglichkeit, abgerufene Nachrichten nicht automatisch vom POP3-Server zu löschen, doch dieses Verfahren ist sehr fehleranfällig und funktioniert mit einigen Mail-Programmen nur unzuverlässig.

Wie funktioniert IMAP?
IMAP ist die logische Erweiterung von POP3, denn IMAP-Server unterstützen die Speicherung von Nachrichten auf dem Server sowie das Einrichten von Ordnerstrukturen auf dem Server («IMAP-Ordner»).

Will heissen: Nach dem Download neuer Nachrichten löschen E-Mail-Programme die abgerufenen Nachrichten nicht mehr vom Server. Sie verbleiben auf dem Server bis der Benutzer sie löscht.

Die Mail-Programme synchronisieren das lokale Postfach mit dem Server-Postfach. Das Server-Postfach ist somit über jeden PC bzw. jedes Mail-Programm einsehbar, sämtliche Nachrichten sind abruf- und bearbeitbar.

Die aufwändige manuelle Synchronisierungen entfällt also. Und im Gegensatz zur instabilen Serverspeicherung via POP3 bietet IMAP diese als direkt implementierte Funktion.

Eine weitere tolle IMAP-Option ist die Teil-Übertragung der Daten beim Abrufen von Nachrichten. Während mit dem POP3-Protokoll jeweils die kompletten Nachrichten heruntergeladen werden müssen, können mit dem IMAP-Protokoll nur Teildaten angefordert werden (z. B. Absender, Betreff und Mail-Eingangszeit). Das erspart langwierige Downloads, weil Unnötiges direkt auf dem Server gelöscht werden kann

Welche Vorteile bringt die Umstellung zu IMAP?

  • Elekronische Post, inklusive archivierter Nachrichten, kann von verschiedenen Standorten und Rechnern gelesen und abgerufen werden.
  • Nachrichten, samt aller daran vorgenommenen Änderungen, bleiben auf dem IMAP-Mail-Server, wodurch lokaler Speicherplatz gespart wird. Darüber hinaus bietet der IMAP-Mail-Server jederzeit Zugriff auf die gesamte Mailbox.
  • Der POP3-Client löscht im Normalfall Nachrichten, nachdem diese via Mail-Programm vom Server abgeholt worden sind. Die Nachrichten sind also nur noch auf der lokalen Festplatte gespeichert, ausserdem im spezifischen Format des Mail-Programmes. Um von anderswo an diese Nachrichten zu kommen, muss man Kontakt zu diesem Rechner herstellen und ausserdem dasselbe Mail-Programm nutzen. Diese Beschränkungen entfallen beim IMAP-Konzept.
  • Die IMAP-Leistung ist via einer Modemverbindung effektiver als die POP3-Leistung, weil IMAP zunächst nur die Kopfzeilen der Nachrichten herunterlädt.
  • IMAP bietet zudem nützliche Funktionen, um Mails bereits auf dem Server durchsuchen und analysieren zu können. Die Resultate solcher Recherchen können dem Client übermittelt werden, ohne die gesamte Mailbox übertragen zu müssen. Selektiver Message-Transfer ist das Zauberwort. Das bedeutet, dass nur die kompletten Mails eines bestimmten Absenders, einer maximalen Grösse oder eines bestimmten Zeitraumes angefordert werden können.
  • Der Offline-Modus aber ist der Vorteil von POP3: Nach dem Download aller Nachrichten kann die Modemverbindung getrennt werden. IMAP hingegen setzt eigentlich eine bestehende Verbindung zum Mail-Server voraus. Einige IMAP-Clients können jedoch bestimmte Nachrichtenordner auf dem IMAP-Server für die Offline-Verwendung synchronisieren.

Kann POP3 und IMAP gleichzeitig genutzt werden?
Grundsätzlich ja. Wir empfehlen jedoch, nur das eine oder andere zu nutzen. Aus Gründen der Übersicht. Und versehentlich über POP3 statt IMAP abgerufene Mails bleiben gelöscht ...

Ist im Mail-Programm eine Umstellung für den IMAP-Server erforderlich?
Ja. Das E-Mail-Konto muss im Mail-Programm komplett neu eingerichtet werden.

Soll ich weiterhin POP3 nutzen oder auf IMAP umstellen?
Das ist natürlich dir überlassen. Eine kleine Entscheidungshilfe geben wir dir aber gerne:
POP3 eignet sich gut, wenn nur eine Person an einem Computer die Mails abruft.
IMAP ist ideal, wenn Mails von verschiedenen Orten abgerufen werden (z. B. im Büro, Daheim oder unterwegs via Smartphone oder Webmail) oder von mehreren Personen abgerufen werden.

UPDATE: 01.01.2018


Exchange- Die Meisterklasse
Bei Abruf über das Exchange Protokoll „RPC“ werden alle Informationen in Deinem Mailprogramm (Outlook, Thunderbird usw.)  synchronisiert, nämlich auch Kalender und Kontakte. Auch Berechtigungen und Freigaben von anderen Benutzern sind möglich usw., usw.
Wer einmal Exchange erlebt hat, möchte nie wieder einen anderen Service in Anspruch nehmen.

Hier ein kleines Beispiel:
Du hast Deinen Exchange Server auch auf dem Handy eingebunden. Natürlich werden hier auch alle Kontakte, der Kalender und die E-Mails synchronisiert. Nun wechselst Du Dein Telefon und das Einzige was Du nun tun musst ist, Dein E-Mail Konto am neuen Gerät einzurichten. Nun sind alle Daten sofort wieder vorhanden.
Ein Exchange Server kostet eine monatliche Gebühr, Siehe HIER->>


Welches Protokoll sollte ich verwenden: POP3, IMAP oder Exchange?

Je nach Deinen persönlichen Anforderungen und Vorlieben kannst Du deine Auswahl einschränken:

Wenn Du nur von einer begrenzten Anzahl von Geräten auf deinen Posteingang zugreifen musst, ist POP3 eine gute Wahl. Das Versenden von E-Mails erfordert weiterhin eine separate Konfiguration der SMTP-Dienste.

Wenn Du auf dein gesamtes Postfach (d.h. alle Ihre Ordner oder nur einen Teil davon) zugreifen und von vielen Geräten aus darauf zugreifen must, ist IMAP die richtige Wahl. Auch hier erfordert das Versenden von E-Mails noch eine separate Konfiguration der SMTP-Dienste.

Wenn DU auf dein gesamtes Postfach, Deine Kontakte und Ereignisse zugreifen musst, ist Exchange die richtige Wahl. Es ermöglicht auch das Versenden von E-Mails ohne zusätzliche Konfiguration.

Hier noch einmal die Unterschiede aufgezeigt:

  POP3 IMAP Exchange
E-Mail Abruf Ja Ja Ja
E-Mail Synchronisiert Nein Ja Ja
E-Mails verbleiben auf dem Server Ja / Nein Ja Ja
Kontakte Synchronisiert Nein Nein Ja
Kalender Synchronisiert Nein Nein Ja
Abruf von mehreren Geräten Ja / Nein Ja Ja


Alles klar?

Hoffentlich! Wenn wir zuwenig Licht ins Dunkle bringen konnten oder doch dem IT-Kauderwelsch verfallen sind, rufst du uns einfach an: +41 79 330 54 61